Projectteam ‘Een duidelijke visie’
Inmiddels maakt het projectteam mooie vervolgslagen. Samen met het bestuur zijn belangrijke wijzigingen ingezet. In dit verslag word dit uiteengezet.
Onderstaand kun je lezen welke vorderingen de afgelopen maand gemaakt zijn.
Ledenadministratie, Rixt Minnema
Alle leden staan inmiddels correct geregistreerd in Sportlink. Contributiebedragen zijn toegewezen. Daarnaast is er met de KNVB contact geweest over de contributieopbouw. Deze is nu volledig in kaart. Nota’s van de KNVB kunnen volledig gecontroleerd worden. De automatische incasso voor de contributie vindt plaats op 12 maart. Deze gebeurt deze keer nog handmatig. Een volgende keer vindt dit rechtstreeks plaats vanuit Sportlink. Dan is er wellicht ook de mogelijkheid in gedeelten te incasseren. Verder wordt de hele procedure van aan- en afmelden verder uitgewerkt en uitgeschreven. Als deze volledig is dan wordt deze ook op de website van FFS geplaatst.
Sponsoring, Klaas de Graaf
Alle bedragen, verbonden aan de sponsoring voor dit seizoen zijn inmiddels gefactureerd aan de sponsors. Nu de achterliggende administratie volledig in kaart is zal dit met ingang van het volgende seizoen een stuk eenvoudiger zijn. De incasso voor de club van 50 heeft inmiddels plaatsgevonden. Daarnaast hebben sponsors aandacht gekregen rondom de gezellige avond van FFS. Verder wordt met een aantal potentiele nieuwe bordsponsors gesproken. In een eerstvolgende nieuwsbrief is hierover wellicht meer te melden.
Tot slot is de samenwerking met de huidige kledingleverancier geëvalueerd en is ook de voormalige leverancier uitgenodigd met een aanbieding te komen. Na een grondig selectietraject is ervoor gekozen om vanaf nu Muta Sport als nieuwe leverancier te kiezen voor alle teamkleding, sporttassen en trainingsmaterialen.
Kantinebeheer, Ypke Bouwhuis
De kantinecommissie is inmiddels actief. Naast Ypke Bouwhuis zijn ook Sietze Leenstra, Remco Adema, Peter Mulder, Lumine Veenstra, Elisabeth Dijkstra en Bonnie Hofstra bereid gevonden eens in de zeven weken de verantwoordelijkheid voor een weekend kantinebeheer op zich te nemen. Dit betekent bijvoorbeeld de inkoop voor dit weekend, het sleutelbeheer en de correcte gang van zaken tijdens dit weekend. Iedere leider krijgt muntjes om tegenstanders en scheidsrechters een consumptie aan te kunnen bieden. Zodat hiermee ook het beleid: ‘alles wat over de bar gaat wordt eerst betaald’ steeds meer vorm krijgt. Het uiteindelijke kantinebeleid wordt nog officieel geformuleerd en gedocumenteerd. Dit document wordt ook aan de leden gecommuniceerd. Tot slot wordt momenteel onderzocht of het mogelijk en verstandig is om een internetverbinding in de kantine te krijgen. Dit vergroot dan ook de mogelijkheid tot betalen met de pinpas.
Boekhouding, Jan Groothoff
Tijdens de laatste ledenvergadering zijn de seizoenen 2012-2013 en 2013-2014 financieel afgerond. Dit betekent dat de boekhouding van het huidige seizoen ingericht kan worden. Laura Hoomans is tijdens de ledenvergadering gekozen tot nieuwe penningmeester. Zij richt de boekhouding direct in in Sportlink, het officiële pakket van de KNVB. Hiermee wordt rechtstreekse aansluiting met de ledenadministratie gerealiseerd. Verder zijn alle leveranciers inmiddels aangeschreven voor een adreswijziging. De controle op inkomende facturen is verder verscherpt. Contante betaling van facturen is inmiddels niet meer mogelijk. Als er leden zijn die nota’s voor de club hebben dan mogen deze nota’s (eventueel digitaal) ingeleverd worden bij Laura. Zij zorgt dan voor een snelle betaling. Verder is naar het bestuur het signaal afgegeven dat het beleid opnieuw gecommuniceerd moet worden op kosten die door teams gemaakt worden, zoals bijvoorbeeld zaalhuur.
Communicatie en clubgevoel, Watze Monsma
De organisatie van de gezellige FFS avond in de saloon is een doorslaggevend succes geworden. De organiserende commissie heef veel complimenten gekregen over een zeer geslaagde avond, die bijgedragen heeft aan ‘elkaar weer eens zien op een leuke manier’. Dat daarnaast de avond in totaal nog meer dan € 5.000 heeft bij kunnen dragen aan het resultaat van FFS is een mooi bijkomend gevolg. Geweldig dat de commissie inmiddels de uitdaging is aangegaan ook in 2016 in de winterstop weer een gezellige avond te willen organiseren.
Daarnaast heb je inmiddels de derde nieuwsbrief ontvangen. Deze ontvang je tot aan het eind van dit seizoen iedere maand. Zo rond mei en juni wordt met de leden geëvalueerd wat een mooie frequentie is voor het komende seizoen.
Tot slot vindt binnenkort een overleg plaats met alle betrokkenen hoe de nieuwsbrief, de website, Facebook en Twitter nog meer geïntegreerd kunnen worden. Hoe zorg je voor een actuele, verzorgde, logische en onderhoudende communicatie naar alle betrokkenen rondom FFS? Van de ontwikkelingen hierom worden jullie natuurlijk op de hoogte gehouden.
