Het projectteam is halverwege

Als projectteam is rond de jaarwisseling uitgebreid gesproken met het bestuur hoe wij tot het eind van dit seizoen kunnen ondersteunen. We zijn nu halverwege. Een goed moment om de tussenbalans op te maken.

Met het bestuur is in december afgesproken dat op de deelterreinen ledenadministratie, sponsoring, administratie, kantinebeleid en communicatie en clubgevoel wij als projectteam ondersteunen om zaken helder te krijgen, en daar waar nodig bij te werken. Daarnaast is het belangrijk om beleid te formuleren. Beleid voor een zonnige toekomst van de club, gebouwd op duidelijkheid. We hebben dit samengevat in het project: ‘F.F.S., een duidelijke visie’.

Samenvattend kunnen we zeggen dat er al een aantal mooie slagen gemaakt zijn. Op alle gebieden is er duidelijkheid. We weten waar we staan. Verbeteringen zijn doorgevoerd. Achterstanden zijn opgelost. Nieuwe werkwijzen zijn doorgevoerd en werpen al zijn vruchten af.

En we zijn er nog niet. Het bestuur moet nog aangevuld worden met nieuwe leden. Het toekomstbeleid van de club nog officieel geformuleerd. En natuurlijk wordt continu de vinger aan de pols gehouden of zaken lopen zoals ze bedacht zijn.

Per deelterrein is de stand van zaken op dit moment:

administratie Jan Groothof

Laura Hoomans is inmiddels volledig in functie als penningmeester. Alle financiële communicatie kan rechtstreeks naar haar. Laura is inmiddels volop bezig om ook de boekhouding volop in te richten in Sportlink, het boekhoudpakket van de KNVB. Alle sponsor- en contributiebedragen zijn geïncasseerd of gefactureerd. Er is volledige grip op de betalingen. Daarnaast zijn alle leveranciers geïnformeerd over het nieuwe contactadres.

De verzekering van de kantine is kritisch tegen het licht gehouden. Dit heeft ertoe geleid dat er een nieuwe polis afgesloten is tegen een fors lager tarief.

Ledenadministratie Rixt Minnema

Alle 160 leden staan nu correct geregistreerd in Sportlink. Contributiestromen zijn helder benoemd en te volgen. Verder is het hele proces van aan- en afmelden van leden nu duidelijk geformuleerd. Dit staat of komt zeer binnenkort ook op de website.

Daarnaast is er vanaf volgend seizoen de mogelijkheid de contributie in twee keer te betalen. Dit wordt in september en in januari. Verder worden alle leden van de club van 50 binnenkort ingevoerd in Sportlink. Hiermee kan de bijdrage van deze leden ook geïncasseerd worden. Dit gebeurt met de incassorun van januari.

De werkwijze van de ledenadministratie is inmiddels volledig beschreven. Daarnaast is ook de functie van secretaris volledig uitgewerkt.

Kantine Ypke Bouwhuis

De kantinecommissie draait inmiddels volop. De nieuwe werkwijze is soms nog wat onwennig voor vrijwilligers. Vooral het opmaken, vastleggen en communiceren van de kasstand gaat soms top en kan soms nog iets beter. Hier wordt nadrukkelijk vinger aan de pols gehouden. In de kantine zijn een aantal zaken aangepakt. De ketel is vervangen, er is een bewegingsthermostaat gekomen en de deur van de opslag is niet meer vanuit de hal te openen. Iedere leider heeft consumptiebonnen gekregen voor de scheidsrechter en de leiding van de tegenstander. De omzet over maart is bekend en biedt hoop voor de toekomst. Er is inmiddels besloten dat er een internetaansluiting in de kantine komt. Dit bespaart op de (nu dure) mobiele aansluiting en biedt voor de toekomst meer mogelijkheden. Binnenkort komt de kantinecommissie bijeen om de eerste weken te evalueren en daar waar nodig zaken nog verder te optimaliseren.

Sponsoring Klaas de Graaf

Over alle bord- en balsponsoren is duidelijkheid. Alle bedragen zijn gefactureerd en (bijna) betaald. De club van 50 is helemaal bij. Het aantal bordsponsoren is groeiende. In totaal leveren de sponsoren een belangrijke bijdrage aan het financiële fundament onder F.F.S.. Er wordt hard gewerkt aan een nieuwe sponsorcommissie.

Met Muta Sport is volledige overeenstemming over het nieuwe vijfjarige contract. De nieuwe clublijn is gekozen. De eerste trainingspakken zijn al besteld. Evca Technisch Buro zich aangemeld als sponsor van de E2 van F.F.S.. Met een aantal andere sponsoren lopen gesprekken. Daarnaast staat er nu in de kantine een mooie banner met alle sponsorboeren er op. Binnenkort wordt het complete sponsorbeleid van F.F.S. via de website gecommuniceerd

Communicatie en clubgevoel Watze Monsma

Iedere maand komt er een nieuwsbrief uit. Hiermee is iedereen op de hoogte van wat er allemaal gebeurt binnen F.F.S.. Aan het eind van het seizoen ontvangen alle leden een digitale enquête hoe ze de nieuwsbrief tot nu toe ervaren. De uitkomsten worden meegenomen in de nieuwsbrief voor volgend seizoen.

Daarnaast wordt de website momenteel aangepakt. De layout is prachtig en verandert niet. Wel komt op de site meer informatie. Bijvoorbeeld foto’s van alle teams, meer contactgegevens en een stukje over de historie van de club wordt gepubliceerd. Ook worden de website, de nieuwsbrief, Facebook en Twitter nog meer op elkaar afgestemd.

Onder de leden zien we meerdere leden met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel. En zo nu en dan zaken die voor verbetering vatbaar zijn. Daarom wordt onder de noemer ‘clubgevoel’ ook gewerkt aan het nog meer je verantwoordelijkheid nemen binnen F.F.S..

Kortom, we liggen op koers. En het is nog niet klaar. Dit kunnen we als bestuur en als projectteam niet alleen. Juist de leden zijn er voor nodig om als club succesvol te zijn. Dus, als je de club ergens kunt helpen of je wordt gevraagd te ondersteunen, dan is jouw bijdrage hierin altijd belangrijk.